Заказать звонок


Москва, Бродников переулок д. 10

Для отдела кадров

Электронный архив для отдела кадров

Электронный архив кадровых документов в том числе документов по личному составу - одна из известных сложностей любого отдела кадров. При достаточно большом коллективе (характерном, например, для производственных организаций или крупных компаний), а также при высокой "текучке" кадров рано или поздно количество дел сотрудников приводит к росту количества ошибок. Встречается всякое: и потеря важных дел, и внесение не тех записей. Наибольшие сложности вызывает именно скорость обращения к бумажному архиву кадровых документов при необходимости.

Создаётся сразу две проблемы:

  • Необходимость отдельного помещения для архива кадровых документов.
  • Возникновение сложностей с ориентированием и доступом к архиву.

Оптимальным решением является организация электронного архива  кадровых документов, сканирование кадровых документов с помощью современного оборудования позволяет эффективно решать большую часть сложностей: с помощью компьютерных технологий может осуществляться мгновенный доступ к соответствующим делам (поиск внутри электронного архива кадровых документов из десятков тысяч человек занимает всего несколько секунд), а правильно спроектированный электронный архив кадровых документов самостоятельно определяет сроки хранения каждой записи и автоматически удаляет уже ненужные по истечении срока обязательного хранения.

Какие документы отдела кадров обычно сканируются и индексируются в электронный архив?

1. Документы по приему на работу:

Заявление о приеме на работу;
Трудовой договор
Приказ о приеме на работу;

2. Документы по переводу на другую работу:

Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.

3. Документы по увольнению с работы:

Заявление об увольнении;
личная карточка работника(Т2)
Личные дела уволенных работников
Приказ об увольнении;

4. Документы по оформлению отпусков:

График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документы по оформлению поощрений:

Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;

6. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий:

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Электронный архив отсканированых кадровых документов при постоянном использовании обладает также рядом других преимуществ, кроме скорости доступа.

Преимущества электронного архива кадровых документов

  • Нет необходимости в специальном помещении под архив (к тому же, требующем особых условий для хранения). Отпадает также масса проблем с организацией пожарной безопасности и согласованием с другими службами.
  • Электронный архив кадровых документов на электронных носителях позволяет копировать всю базу данных, что защищает от риска утери важной информации.
  • Существенно повышается эффективность работы отдела кадров: рутинные операции автоматизируются, что освобождает до 70% свободного времени на другие задачи.
  • Электронный архив кадровых документов позволяет уменьшить процент ошибок в работе персонала отдела кадров, а также выявить случаи намеренного внесения заведомо неверных данных в дела.

Компания "Столичный Архивист" возьмёт на себя решение всех вопросов, связанных с сканированием кадровых документов и созданием электронного архива для отдела кадров.


Отзывы о работе

Наши клиенты