Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

С чего начать преобразование документов в электронный вид

Документы в электронном виде – это готовые «кирпичики» для создания полноценного электронного архива. Но начинается электронный архив или система электронного документооборота вовсе не с поточного сканирования, а с подготовки документов и одновременной работы над структурой будущего архива.

Подготовка документов

Массив документов, который будут составлять основу архива, нужно отсортировать. Причем, основанием будет не только место документа в архиве (источник, срок действия, тип), но и характеристики, которые будут влиять на способы сканирования. Отдельно переводятся в электронный вид текстовые документы, отдельно – бланки и формы (то есть документы формализованные), отдельно – со сложной, насыщенной графикой.

Особое внимание

Особое внимание нужно уделять старым (или ветхим) документам, бумагам большого формата: их сканировать сложнее всего, риск потери части информации выше. Часть документов отбраковывается. Основанием для отбраковки может стать ветхость, истечение срока действия и срока хранения, ничтожность или нечитаемость документа. Подготовка к сканированию включает и расшивку дел, удаление с бумаг скрепок, зажимов – всего, что может помешать сканированию и потенциально может исказить образ (электронную копию) документа.

Способы преобразования документов

В зависимости от характеристик документов, подготовленных к переводу в электронную форму, выбирается как способ сканирования, так и программное обеспечение для распознавания образа. Способ оцифровки зависит и от количества документов, и  от преобладания бумаг того или иного типа (формализованные, текстовые, с большим количеством графических элементов);, и от качества (сохранности) бумаг. Если количество документов велико, то используется потоковая, максимально автоматизированная оцифровка. На этапе подготовки к созданию электронного архива группы документов сканируются именно в потоковом режиме. Полученные образы документов сортируются.

Дальнейшие действия:

  • проверяется соответствие образа и бумажного документа;
  • образ относят к одной или нескольким группам архива;
  • образ получает маркировку и сопроводительный текст.

Обращайтесь к профессионалам

Лишь после этого можно считать, что подготовка к созданию электронного документа готова – образ можно распознавать и отправлять готовый документ на его «родное» место на сервере организации. Мы проводим оцифровку как для пополнения архивов организаций, так и в виде отдельной услуги. 


Отзывы о работе

Наши клиенты