Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

Обработка кадровых документов

Особое место в делопроизводстве занимают кадровые документы, то есть их обработка и хранение. Так как вся документация по личному составу организации подлежит долговременному хранению, обработка кадровых документов должна производиться особенно тщательно.

Подобная документация является источником информации о таких вещах, как:

  • рабочий стаж сотрудника,
  • возможные льготы,
  • возможные социальные выплаты,
  • возможный размер начисляемой пенсии.

Важно помнить

Помимо вышеперечисленного, грамотная обработка кадровых документов способствует упрощению работы с ними, что, в свою очередь, облегчает проведение различных социологических и биографических исследований. Вся документация по личному составу должна храниться в архиве не менее 75 лет. Для того, чтобы избежать порчи или потери бумаг, необходимо строго контролировать состояние архива и условия выдачи необходимых документов.

Существуют два варианта обработки кадровых документов 

Вариант 1. Обработка кадровых документов с помощью сканирования и перевода документов в электронный вид: Этапы 

  1. подготовка документов к сканированию
  2. сканирование документов
  3. индексация документов по необходимым полям

Вариант 2. Архивная обработка кадровых документов с последующей передачей в архив.

Обработка кадровых документов перед сдачей в архив, проходит в несколько этапов:

  1. проведение экспертизы ценности документа,
  2. оформление актов о выделении на уничтожение неактуальных документов,
  3. систематизация бумаг по определенным признакам,
  4. оформление дел,
  5. формирование описи дел,
  6. передача дел в архив.

Документы, которые подпадают под обработку кадровых документов:

  • штатное расписание,
  • должностная инструкция,
  • трудовой договор,
  • платежная ведомость, содержащая информацию о заработной плате,
  • приказ по личному составу,
  • личное дело,
  • документ, подтверждающий присвоение квалификации сотруднику (бывшему сотруднику),
  • документ, подтверждающий различные льготы сотрудника (бывшего сотрудника),
  • документ, подтверждающий образование сотрудника (бывшего сотрудника),
  • документ, подтверждающий вредные условия производства,
  • любой другой документ, подтверждающий образование, стаж работы или возможные льготы сотрудника (бывшего сотрудника).

В каких случаях актуальна совмещать два варианта обработки?

  • перед передачей документов в архив при ликвидации организации
  • перед передачей кадровых документов на депозитарное хранение
  • при необходимости обработки большого количества обращений в отдел кадров
  • при территориальной удаленности архива кадровых документов на предприятии

Компания "Столичный Архивист" оказывает профессиональные услуги по обработке документов. Имеет большой накопленный опыт по решению задач систематизации и архивированию любых видов документов.

 


Отзывы о работе

Наши клиенты