Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

Обработка документов

Любые документы, электронные или бумажные, нуждаются в ведении и обработке. Для чего и в каких  случаях актуальна обработка документов в организации

Вариативность обработки документов

  • экспертиза документов (оценка их важности и частоты использования в работе организации);
  • систематизация, и последующая архивная обработка документов;
  • маркировка и создание описи на документы;
  • сканирование документов;
  • обработка отсканированных или электронных документов;

Качественная и своевременная обработка документов позволяет существенно уменьшить место, занимаемое в офисе документами, в кратчайший срок избавиться (конфиденциально и с гарантией, что утечки информации не будет) от документов ненужных.Каталогизация документов от "Столичный Архивист"

Обработка электронных документов, включает в себя:

  1. Анализ технического задание по созданию электронного архива или каталога документов;
  2. Сканирование и ввод документов в базы данных или программы
  3. Дополнительные услуги по распознаванию текстов;
  4. Совершенствование обработке документов, создание между отдельными документами логических связей;
  5. Удаление ненужных документов, анализ их важности, частоты использования. 
  6. Для многих организаций обработка бумажных документов является своеобразной подготовкой к процедуре сканирования и создания полноценного электронного архива. 

Обработка документов и ее роль в процессе делопроизводства

Главной целью этих работ - ускорение работы с документами в организации и оптимизация затрат на их хранение.

Точно такие же цели преследует и обработка архивов:

  • Своевременно изъятые из архива потерявшие силу документы не занимают места, а конфиденциально уничтожаются;
  • Вновь подшитые в соответствующие разделы бумаги маркируются, нумеруются, сканируются и занимают предназначенное им место;
  • Для электронного архива - ненужные документы попросту удаляются из базы, не оставляя после себя ни следа, кроме информации о том, что тот или иной документ существовал и был за ненадобностью уничтожен

Важна своевременность

Хотя, в целом, электронный архив более удобен, для внесения в него новых документов (особенно если это графика, схемы, изображения и т.д.) требуется участие специалистов: как на этапе оцифровки, так и для проверки на возможные ошибки при сканировании - периодический мониторинг качества документов также включается в комплекс работ по обработке. Таким образом своевременная обработка документов позволяет существенно оптимизировать работу с документами, выявить ошибки и сэкономить место.

Оставить заявку на услугу

Отзывы о работе

Наши клиенты