Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

Услуги по инвентаризации архива от компании Столичный Архивист

Инвентаризация архива - это комплекс работ, которые направляются на создание инвентаризационных описей на документы и дела. На практике инвентаризация архива проводится в отношении документов оперативного сроках хранения, реже - для дел временного или постоянного срока хранения. Инвентаризация дел длительных сроков хранения выполняется не для создания учётных документов для обеспечения работы справочного аппарата, а для уточнения наличия и состава документов в архиве.

Совокупность инвентаризационных описей и дел с документами, сгруппированных по классифицирующим признака и составляет справочный аппарат.

Инвентаризация архива может выполняться в следующих случаях:

  • Для оценки состава и характера дел перед формированием структуры архива;
  • Для проверки соответствия записей о наличии документов и их фактического наличия;
  • Для оценки состояния архива и учёта утерянных документов после чрезвычайных ситуаций, аварий и других ситуаций, вызывающих повреждения архивного фонда без точной возможности оцени повреждений.
  • Инвентаризация архива может проводиться во время слияния, поглощения или передачи фондов для контроля наличия физических носителей.

Инвентаризация электронного архива обычно включает учёт физических носителей и проверку логической целостности документов на них. Как правило, развитые электронные архивы обладают собственными инструментами инвентаризации.

Виды инвентаризации архива документов:

  • Выборочно, то есть в локальных частях хранилища или же по конкретному типу документов.
  • По основным фондам - для оценки состоянии основных фондов на момент проведения процедуры.
  • Периодически - используется в качестве средства контроля в фондах, имеющим важное значение.

Различают также полную и частичную инвентаризацию архива в зависимости от масштабов процедуры

В результате инвентаризации архива документов может быть обнаружена пропажа документов, что требует соответствующих мер и документального оформления - от обращения в органы внутренних дел для розыска носителей до составления акта не нахождения документов.

Отзывы о работе

Наши клиенты