Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

Архив электронных документов

Каждая организация за весь период своей деятельности накапливает большое количество различных документов, которые требуют сохранности на протяжении определенного времени. Хранение документации в бумажном виде может создать большие неудобства и, кроме того, некоторые документы необходимо сохранить и после истечения их срока хранения. Именно поэтому для каждой организации или предприятии лучше создать архив электронных документов, который позволит решить многие задачи и проблемы хранения документации и ее архивирования.

Хранение архива документов в электронном виде дает множество преимуществ

Среди которых постоянный доступ ко всей документации, удобный поиск необходимых документов, их упорядоченное хранение и многое другое. Однако перевод документов архива в электронный вид является достаточно сложной и кропотливой задачей, требующей профессионального подхода. Именно поэтому, при необходимости создания архива электронных документов, стоит обращаться к профессионалам, которые проведут работу быстро и качественно.

Кроме того

Создание архива электронных документов состоит из нескольких этапов, соблюдение которых позволяет сделать работу качественно и обеспечить правильное функционирование электронного архива. Обратившись за помощью к профессионалам, компания полностью лишает себя забот по созданию электронного архива, получая при этом готовую работу.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по работе с документацией, среди которых и создание электронного архива. Обратившись к нам, компания решает такие проблемы, как хранение всей документации, создание ее архива в электронном виде, обеспечение быстрого доступа к необходимым документам и многое другое.

Создание архива электронных документов состоит из следующих этапов:

  • составление ТЗ;
  • программное обеспечение;
  • сканирование документов;
  • индексация;
  • железо;
  • тех. поддержка.

В первую очередь составляется ТЗ, которое основывается на данных о бумажном архиве, полученных после его изучения. ТЗ включает в себя постановку задачи, сроки ее выполнения и стоимость.

Программное обеспечение

Следующим этапом является создание программного обеспечения, которое обеспечивает правильную работу и функционирование архива. ПО, которое может иметь некоторые изменения в зависимости от особенностей деятельности компании, позволяет сделать архив электронных документов полностью защищенным, а также повысить его производительность.

Перевод в электронный вид

Далее происходит сканирование всей документации. Данная процедура представляет собой достаточно кропотливую работу, которая требует повышенного внимания. После того, как все документы были отсканированны, происходит их индексация - вся документация сортируется по дате создания, своему типу, названию, уровню важности и другим параметрам. К каждому документу прикрепляется идентификационная карточка, в которой прописываются все параметры документа. Эта карточка позволяет в случае необходимости легко и быстро найти нужный документ по заданным параметрам.

Следующим этапом является обеспечение железом - серверы, сканеры и системы хранения данных. Именно это оборудование позволяет безопасно хранить все данные электронного архива документов. Мы предоставляем только современное и качественное оборудование, которое позволит сделать архив электронных документов безопасным и удобным в функционировании.

Также мы обеспечиваем техническую поддержку электронного архива документов

Это позволяет предотвратить поломку оборудования, возникновение ошибок в работе архива и других непредвиденных ситуаций.

Штат нашей компании - это высококвалифицированные сотрудники с большим опытом работы, которые проведут создание архива электронных документов качественно, быстро и по всем правилам.

Обращайтесь к профессионалам

Компания Столичный Архивист рада предложить Вам весь комплекс услуг по созданию и ведению электронных архивов любой сложности.



Отзывы о работе

Наши клиенты