Профессиональное создание электронного архива для Вашего бизнеса

Письмо Росархива от 30.08.2017 N 4/2282-А

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО
от 30 августа 2017 г. N 4/2282-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 2018 Г. И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2017 Г.

Знаменательное событие в жизни архивной отрасли - 100-летие государственной архивной службы России - должно привлечь дополнительное внимание к историко-документальному наследию страны и нуждам отечественных архивов, способствовать решению наиболее насущных проблем их функционирования. В этой связи считаем необходимым увязать планы текущей работы на 2018 г. с разрабатываемыми в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 10.07.2017 N 314 региональными (внутриархивными) планами юбилейных мероприятий, а также с соответствующим общеотраслевым планом, утвержденным приказом Росархива от 19.07.2017 N 107.
По нашему мнению, большую часть юбилейных мероприятий целесообразно реализовать в период между мартом и июлем следующего года.
Напоминаем, что в рамках празднования состоятся торжественное заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Москва, 1 июня) и международная научно-практическая конференция (г. Казань, апрель), будут проведены межархивная историко-документальная выставка "Сто раритетов российской государственности (к 100-летию государственной архивной службы России)" (март), Всероссийский конкурс "Архив XXI" (январь - март).
В целях достижения наилучших результатов деятельности рекомендуем при планировании на 2018 г. предусмотреть:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:
- продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима;
- усиление контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с их самостоятельным копированием пользователями;
- оперативное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
- своевременное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);
- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;
- организацию и проведение паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2019 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 N 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный N 1344) (http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml);
- организацию и проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2019 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 N 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 N 5/2040-Т (только федеральные архивы);
- планомерное (не менее 5% ежегодно) сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет (только федеральные архивы);
- обеспечение строительства (реконструкции) зданий государственных архивов республик Адыгея и Хакасия, Оренбургской области, лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск);
в сфере комплектования:
- организацию и проведение паспортизации архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2018;
- участие в работе по подготовке и передаче в государственные и муниципальные архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации;
- продолжение внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций - источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
- использование в практике работы архивных учреждений и кредитных организаций Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
- внедрение в практику работы архивных учреждений и организаций - источников комплектования Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
- изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;
- проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;
в сфере использования архивных документов:
- внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации новой редакции "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (после утверждения в установленном порядке);
- участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию окончания Первой мировой войны, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 200-летию со дня рождения И.С. Тургенева, Году русского балета и 200-летию со дня рождения М.И. Петипа, 100-летию со дня рождения А.И. Солженицына, 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 500-летию Тульского Кремля;
- участие в мероприятиях, включенных в государственную программу "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 - 2020 годы" и соответствующий План Росархива (только федеральные архивы);
- участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Китая и Монголии;
- организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016 - 2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
- пополнение БД рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, БД о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации; совершенствование работы по оказанию государственных услуг, в том числе в электронном виде через ЕПГУ, ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);
- продолжение работы по пополнению электронного портала "Памяти героев Великой войны 1914 - 1917 годов" (РГВИА, ЦХСФ, ГАРФ, РГАВМФ, РГАКФД);
- подготовку сборников документов: "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 - 1963" (Том 5. Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (Июнь 1941 - 1945 гг.) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре); "Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. - декабрь 1945 г." (Том 1. Апрель 1943 г. - июль 1944 г.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД); "Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Апрель 1965 - 1975 гг." (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ); "Социально-политическая борьба народа Белоруссии в начале XVII - первой половине XVIII вв." (Вып. 1. С начала XVII в. до 1667 г.) (РГАДА); "Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654 - 1764 гг." (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА); "Ставка Верховного главнокомандующего. 1914 - 1917" (РГВИА); "Секретариат ЦК КПСС. Протокольные записи" (Том 2. 1967 - 1969) (РГАНИ); "Чехословацкий корпус в России. 1914 - 1920" (Том 2. В борьбе с русской революцией. 1918 - 1920) (РГВА); "Колчак" (ГАРФ, РГАВМФ, РГВА, РГИА, РГИА ДВ, РГВИА, РГАКФД); "Россия и независимость Финляндии. 1899 - 1920" (РГАСПИ, РГИА, РГАВМФ, РГВА, РГВИА); "Жизнь и творчество А.И. Солженицына в архивных документах" (РГАЛИ, РГАСПИ, РГАНИ, ГАРФ, РГАКФД, РГВА, РГВИА); фотоальбом "Гражданская война и иностранная интервенция в России" (РГАКФД, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАВМФ, РГВИА), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;
- подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках (по специальному плану), а также выставок: "Солженицын, Твардовский и "Новый мир" (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), "Россия и Китай: становление и развитие отношений. 1618 - 1727 гг." (РГАДА, РГАВМФ, РГВИА, ГАРФ), "Император Александр II и его эпоха. К 200-летию со дня рождения" (РГИА, ГАРФ, РГВИА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД), "Эпоха М.И. Петипа в русском балете" (РГИА, ГАРФ, РГАЛИ, РГАКФД);
- содействие в подготовке Интернет-проектов, сборников документов и выставок, реализация которых будет осуществляться в рамках ФЦП "Культура России (2012 - 2018 годы)" и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);
- участие в реализации планов мероприятий Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества;
в сфере информационных ресурсов и технологий:
- определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС "Электронный бюджет" и ФГИС "Координация информатизации" планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 N 71, 29.07.2014 N 231, 22.07.2016 N 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);
- ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 N 64), в ПК "Архивный фонд";
- продолжение перевода в формат электронных баз данных описей архивных фондов и создания электронного фонда пользования на архивные документы;
- участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);
- представление в Росархив электронных версий путеводителей, изданных в 2015 - 2017 гг., для включения в БД "Путеводители по российским архивам";
в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
- в рамках внедрения принципов "открытого правительства" продолжение работы с референтными группами, включая активизацию взаимодействия с ними в различных формах и по различным каналам коммуникаций;
- участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Хабаровск, РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Санкт-Петербург, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ), встреч архивистов России и Белоруссии (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие в совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия, РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области) <1>;
--------------------------------
<1> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

- участие в XIX Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Польша, г. Варшава, июнь, ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <2>;
--------------------------------
<2> Точная дата будет сообщена дополнительно.

- участие в XXV международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (г. Москва, 22 - 23 ноября);
- участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015 - 2017 гг.
При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть обсуждение и отбор государственных и муниципальных архивов в пределах соответствующего федерального округа для участия во Всероссийском конкурсе "Архив XXI" <3>, а также выдвижение на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015 - 2017 гг.
--------------------------------
<3> Положение о Всероссийском конкурсе "Архив XXI" будет размещено на сайте Росархива до 01.12.2017.

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим более подробно отразить:
- работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
- участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;
- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
- работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 28.12.2016 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-28-12-2016-pasportization-federal-archives.shtml) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГИА, РГАВМФ);
- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);
- обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016 - 2020 годы (только федеральные архивы);
- результаты работы по переводу работников на "эффективный контракт".
Просим иметь в виду, что в связи с празднованием 100-летия государственной архивной службы России увеличивается квота представления к награждению работников архивных учреждений с 1 до 3 процентов от фактической численности.
Вновь обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).
Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно Приложению 1 - федеральные государственные архивы, Приложению 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Приложению 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму N 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2017 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2018 г. - для отчетных показателей (только федеральные архивы).

Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ


Приложение 1
к письму Росархива
от 30 августа 2017 г. N 4/2282-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ
ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2017/2018 ГОДЫ

срок    документ    форма и место представления    основание
1 ноября 2017 г.    Предложения к плану командировок Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных учреждений на 2018 г.    в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail: Bredikhina_IG@gov.ru    
5 декабря 2017 г.    Проект плана работы на 2018 г.    в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива    приказы Росархива:
от 12.10.2006 N 59
http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 N 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 N 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)
в тот же срок    Статистическая форма N 1 (план на 2018 г.)    в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса    письмо Росархива от 27.11.2013 N 4/2262-Н
31 декабря 2017 г.    Утвержденный план работы на 2018 г. с приложением расчетной части    в Росархив на бумажном носителе    то же
20 января 2018 г.    Статистическая форма N 1-к    в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса    приказ Росархива от 08.04.2014 N 32
(http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml)
1 февраля 2018 г.    Копии массивов данных в формате БД "Архивный фонд"    в Отдел межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер    
10 февраля 2018 г.    Отчет о результатах деятельности и об использовании закрепленного государственного имущества    в Росархив на бумажном носителе и на сайт www.bus.gov.ru в электронном виде    приказ Минфина России от 30.09.2010 N 114н
15 февраля 2018 г.    Отчет за 2017 г.    в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива    приказы Росархива:
от 12.10.2006 N 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 N 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 N 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)
в тот же срок    Статистическая форма N 1 (отчет за 2017 г.)    в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса    письмо Росархива от 27.11.2013 N 4/2262-Н
в тот же срок    Информация о рассекречивании архивных документов    в Росархив на бумажном носителе в табличной форме    
в тот же срок    По одному экземпляру вышедших из печати в 2017 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации    в Росархив на бумажном носителе    
1 марта и 1 сентября 2018 г.    Дополнения и изменения в Справочно-информационную базу данных о местах хранения архивных документов по личному составу в федеральных и ведомственных архивах    в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов в электронном виде    решение коллегии Росархива от 24.12.2014 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-24-12-2014-spravochno-inf-centr.shtml)
15 марта 2018 г.    Отчет о выполнении плана информатизации    в Росархив в электронном виде на e-mail: dvgol@gov.ru    раздел IV Правил подготовки планов информатизации государственных органов и отчетов об их выполнении, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.2010 N 365
ежеквартально, до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом    Отчет о выполнении показателей эффективности деятельности    в Росархив на бумажном носителе    приказы Росархива:
от 26.03.2013 N 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 09.02.2015 N 9
(http://archives.ru/documents/prik9_2015.shtml)


Приложение 2
к письму Росархива
от 30 августа 2017 г. N 4/2282-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ОРГАНАМИ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2017/2018 ГОДЫ

срок    документ    форма и место представления    основание
15 января 2018 г.    Основные направления развития архивного дела на 2018 г.    в Росархив на бумажном носителе    приказы Росархива:
от 12.10.2006 N 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 N 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 N 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)
в тот же срок    Статистическая форма N 1 (план на 2018 г.) раздельно по государственным и муниципальным архивам    в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса    письмо Росархива от 27.11.2013 N 4/2261-Н
20 января 2018 г.    Статистическая форма N 1-к    так же    приказ Росархива от 08.04.2014 N 32
(http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml)
1 февраля 2018 г.    Копии массивов данных в формате БД "Фондовый каталог"    в Отдел межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер    
15 февраля 2018 г.    Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела за 2017 г.    в Росархив на бумажном носителе    приказы Росархива:
от 12.10.2006 N 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 N 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 N 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)
в тот же срок    Статистическая форма N 1 (отчет за 2017 г.) раздельно по государственным и муниципальным архивам    в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса    письмо Росархива от 27.11.2013 N 4/2261-Н
в тот же срок    Статистическая форма N 4    так же    приказ Росархива от 20.12.2011 N 112
(http://archives.ru/documents/prik112_11.shtml),
письмо Росархива от 31.01.2013 N II/164-Н
в тот же срок    По одному экземпляру вышедших из печати в 2017 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации    в Росархив на бумажном носителе    
в тот же срок    Информация о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2018 г., с разбивкой по статьям экономической классификации    в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail: Otvodnaya_OR@gov.ru    
поквартально, до 20 числа следующего за отчетным периодом месяца    Информация об уровне средней заработной платы работников государственных архивов в 2018 г.    в Росархив на бумажном носителе    

Приложение 3
к письму Росархива
от 30 августа 2017 г. N 4/2282-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БАЗОВЫМИ ОРГАНАМИ НМС АРХИВНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОКРУГОВ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ НА 2017/2018 ГОДЫ

срок    документ    форма и место представления    основание
1 декабря 2017 г.    План работы НМС на 2018 г.    в Росархив на бумажном носителе    
15 января 2018 г.    Отчет о работе НМС в 2017 г.    так же    
1 июня 2018 г.    Заявочная карта на разработку научных тем в 2019 г.    так же    приказ Росархива от 22.08.2011 N 64

Отзывы о работе

Наши клиенты